Eine Richtlinie muss Entscheidungen erleichtern
Viele interne KI-Regeln scheitern daran, dass sie zu abstrakt formuliert sind. Aussagen wie „KI darf nur verantwortungsvoll genutzt werden“ sind richtig, helfen einer Mitarbeiterin im konkreten Moment aber kaum weiter. Gute Regeln beantworten konkrete Fragen.
Darf ich Kundendaten in dieses Tool eingeben? Darf ein KI-generierter Text direkt versendet werden? Muss ich Quellen prüfen? Welche Systeme sind freigegeben? Wann braucht es eine menschliche Freigabe? Genau diese Situationen sollten im Mittelpunkt stehen.
Die sieben wichtigsten Bausteine
In der Praxis hat sich eine Struktur bewährt, die technische, organisatorische und menschliche Aspekte verbindet.
- Geltungsbereich: Für wen und für welche Systeme gelten die Regeln?
- Freigegebene Tools: Welche KI-Systeme dürfen genutzt werden und mit welchen Konten?
- Datenregeln: Welche Datenklassen dürfen oder dürfen nicht verarbeitet werden?
- Prüfpflichten: Welche Ergebnisse müssen auf Fakten, Quellen oder Plausibilität geprüft werden?
- Entscheidungen: In welchen Prozessen darf KI nur unterstützen und nicht eigenständig entscheiden?
- Transparenz und Dokumentation: Wann muss die Nutzung von KI nachvollziehbar sein?
- Eskalation: Wer hilft bei Unsicherheit, Fehlern oder einem möglichen Vorfall?
Nicht jede Rolle braucht dieselben Regeln
Eine allgemeine Grundregel kann unternehmensweit gelten. Trotzdem lohnt es sich, besonders relevante Bereiche zu ergänzen. HR verarbeitet andere Informationen als Marketing. Vertrieb kommuniziert anders mit externen Personen als eine interne Fachabteilung. Entwickler haben wiederum andere technische Möglichkeiten.
Rollenbezogene Anhänge oder kurze Praxisbeispiele sind oft wirksamer als ein sehr langes zentrales Dokument. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende die Regeln finden und verstehen können.
Richtlinie und Schulung gehören zusammen
Eine Richtlinie, die niemand gelesen oder verstanden hat, verändert kaum Verhalten. Umgekehrt bleibt ein KI-Training ohne klare interne Leitplanken schnell allgemein. Der stärkste Ansatz verbindet beides: Im Training werden genau die Regeln erklärt, die im Unternehmen gelten, und mit realistischen Situationen geübt.
Damit entsteht ein konsistenter Rahmen aus Governance, Kompetenz und praktischer Anwendung. Genau hier kann ein konfigurierbares CBT einen Vorteil gegenüber einem universellen Standardkurs haben.